Leistung 03 · Prozessdesign & Prozessoptimierung

Prozessoptimierung, die im Alltag gelebt wird.

Ein Prozess, der nur auf dem Papier existiert, ist kein Prozess. Er ist eine Absichtserklärung.

Abläufe dokumentieren, sichtbar machen, verschlanken – von der Ist-Aufnahme in BPMN bis zum Monitoring nach der Einführung. KIP CONsulting arbeitet an der Schnittstelle von Fachbereich, IT und Management und beginnt jede Zusammenarbeit mit einer Analyse, nicht mit einem Angebot.

Die Symptome

Woran Sie erkennen, dass Ihre Prozesse hängen.

Das Excel-Imperium

Eine Datei, siebzehn Versionen, drei Wahrheiten – gepflegt von genau einer Person, die nie krank werden darf.

Die unendliche Suche

Wo ist die letzte Freigabe? Wissen, das man suchen muss, ist Wissen, das man nicht hat.

Der Prozess, den niemand lebt

Definiert wurde viel – gelebt wird der kurze Dienstweg.

Das Projekt ohne Kompass

Ohne vorab vereinbarte Kennzahlen weiß am Ende niemand, ob es ein Erfolg war.

Die Ursachen

Warum Prozessoptimierung so oft scheitert.

Kein gemeinsames Bild vom Ist: Dokumentierter und gelebter Prozess weichen voneinander ab.
Keine klare Prozessverantwortung über Abteilungsgrenzen hinweg – Probleme entstehen an den Übergaben.
Werkzeug vor Prozess: Ein neues System soll lösen, was im Ablauf liegt.
Keine Kennzahlen: weder Priorisierung noch Erfolgsnachweis möglich.
Zu groß gestartet statt mit einem häufigen, schmerzhaften Ablauf als Pilot.
Die Menschen fehlen: Betroffene nicht eingebunden, alte Wege bleiben bequemer.
Insellösungen: Excel, Postfächer und Einzeltools ersetzen Schnittstellen.
Ausnahmen regieren: gebaut für den Sonderfall statt für die 80 % Standardfälle.

Das Vorgehen

In fünf Schritten zum schlanken Ablauf.

Schritt 1: Ziel und Schmerz klären
Welcher Ablauf, welches Problem, welche Kennzahl soll sich ändern?
Schritt 2: Ist-Aufnahme, wie gearbeitet wird
Gespräche und Begleitung im Alltag, Visualisierung in BPMN, Übergaben und Wartezeiten sichtbar machen.
Schritt 3: Schwachstellen bewerten
Doppelarbeit, Medienbrüche, Wartezeiten, Freigabeschleifen, Nacharbeit – Ursachen statt Symptome.
Schritt 4: Soll-Prozess entwerfen
Vereinfachen, standardisieren, Zuständigkeiten klären (RACI) – erst dann Werkzeuge und Automatisierung wählen.
Schritt 5: Umsetzen, schulen, messen
Pilot, Kennzahlen vorher und nachher, Feedback, nachsteuern – dann ausrollen.

Leistungsumfang: Prozessdokumentation · Visualisierung mit BPMN · Verschlankung & Automatisierung · Implementierung & Monitoring.

Aus der Praxis

Drei Beispiele.

Ticket-System in der Konzernsicherheit

Konzernweites Ticket-System für sicherheitsrelevante Anfragen konzipiert, implementiert und eingeführt – ohne neue Software. Bis heute im Einsatz.

Schlüsselantragsprozess

Bei Porsche den konzernweiten Schlüsselantragsprozess optimiert: Umzug auf eine alternative Systemlandschaft, Prozesse modelliert und veröffentlicht, bis zur MVP-Abnahme begleitet.

Vom Auftrag bis zur Rechnung

Für ein Transport-Start-up eine End-to-End-Automatisierung umgesetzt: von der Auftragserfassung bis zur automatischen Rechnungserstellung.

Leserfragen

Sie fragen. Wir antworten.

Wie läuft eine Prozessoptimierung ab?

In vier Schritten: kostenlose Analyse, IST-Aufnahme der gelebten Abläufe, Optimierungs-Design und Implementierung – mit Kennzahlen, die vorab gemeinsam festgelegt werden.

Welche Prozesse eignen sich zuerst?

Häufige, regelbasierte Abläufe mit viel Handarbeit: Auftragserfassung, Rechnungsstellung, Freigaben, Bestellungen, Anträge, Onboarding.

Was ist BPMN?

Business Process Model and Notation – eine international genormte Darstellung von Abläufen. Sie macht sichtbar, wer was wann tut, und ist die Grundlage für Optimierung und Automatisierung.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung?

Prozessoptimierung macht den Ablauf besser, Digitalisierung bildet ihn ohne Papier und Medienbruch ab, Automatisierung lässt Schritte ohne menschliches Zutun laufen. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst optimieren, dann digitalisieren, dann automatisieren.

Wie lange dauert eine Prozessoptimierung?

Je nach Umfang von wenigen Wochen für einen einzelnen Ablauf bis zu mehreren Monaten für ganze Prozesslandschaften. Eine Einschätzung gibt es im Erstgespräch.

Der nächste Schritt

Kostenloses Erstgespräch.

30 Minuten, unverbindlich. Sie schildern Ihre Ausgangslage – Sie erfahren, wo die größten Hebel liegen und welche Leistung passt.

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